通过Word文档向所有客户批量发送邀请函的方法

在有些情况下，我们可能需要向大量人员发送内容相同或相似的邮件，这些邮件有时仅仅是称呼不同而已，如果逐一编写所有邮件，即使是通过复制、粘贴的方式，也将花费大量的时间，有没有其他方法快速编写并发送这样的邮件呢?

名为“客户信息”的工作簿中保存了所有客户的联系信息，其中包括客户姓名、性别、联系电话、电子邮件等字段。现在需要向所有客户发送一封邀请函，不同邀请函的内容都是相同的，只是称呼有所不同，为了表示诚意，我们希望每封邮件都带有“尊敬的方文成先生”、“尊敬的林丽莉女士”等字样，此时可以按照如下步骤进行操作。

(1)新建Word文档并编写邀请函内容，称呼部分可暂时用占位符代替，例如“尊敬的【姓名】【先生/女士】”，如图1所示。

图1 编写邀请函内容

(2)在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”选项组中，执行“选择收件人”下拉列表中的【使用现有列表】命令，打开“选取数据源”对话框。导航到“客户信息.xlsx”工作簿所在位置，并将其选中，如图2所示。

图2 将“客户信息.xlsx”中的客户作为收件人

(3)单击【打开】按钮，打开“选择表格”对话框。选择客户信息所在的工作表，并单击【确定】按钮，如图3所示。

图3 选择工作表

(4)选中邀请函中的“【姓名】”占位符，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”选项组中，打开“插入合并域”下拉列表，选择“客户姓名”，将此占位符替换为客户信息中的“客户姓名”字段，如图4所示。

图4 将“【姓名】”占位符替换为合并域中的“客户姓名”

(5)选中邀请函中的“【先生/女士】”占位符，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”选项组中，打开“规则”下拉列表，选择“如果…那么…否则…”规则。在随即打开的“插入Word域：IF”对话框中，将规则设置为“如果域名‘性别’‘等于’‘男’，则插入文字‘先生’，否则插入文字‘女士’”，设置完成后单击【确定】按钮，如图5所示。

图5 对“【先生/女士】”占位符应用“如果…那么…否则…”规则

(6)在“邮件”选项卡的“预览结果”选项组中，单击【预览结果】按钮，可以预览邮件的显示效果，如图6所示。单击【上一记录】或【下一记录】按钮，可以在发送给不同客户的邮件间进行切换。

图6 预览每一封邮件

(7)在“邮件”选项卡的“完成”选项组中，执行“完成并合并”下拉列表中的【发送电子邮件】命令，打开“合并到电子邮件”对话框。在“收件人”下拉列表框中选择客户信息中的“电子邮件”字段，在“主题行”文本框中输入邮件主题，在“发送记录”选项区域中设置发送的范围，设置完成后如图7所示。单击【确定】按钮即可将邀请函发送到每个客户的邮箱中。

图7 通过邮件合并向客户批量发送邮件