出差时使用Outlook实现日程管理的方法

经常在外奔波的销售经理小黄，需要时刻掌控自己的日程。小黄通常使用Outlook中的“日历”功能来统一组织和管理自己的日程信息。当他外出办公，或者在差旅途中时，如若手边没有计算机，他又该如何及时掌控自己的日程呢?

在Windows Mobile中管理日程

通过使用Windows Mobile中的Microsoft Outlook Mobile，可以轻松同步电脑端Outlook中的信息，这样，小黄便可以随时随地通过手机来管理自己的日程了。(本文截图来自Windows Mobile模拟器)

1、在Windows Mobile“开始”页面中，点击“日历”选项。

2、此时，便可在手机中查看已从电脑端Outlook中同步过来的日程安排。

3、单击右下脚的“菜单”选项，即可通过执行下拉菜单中的相关命令来新建、删除、编辑约会等。所做的操作，将全部自动同步到电脑端的Outlook中，从而不必担心无法在电脑中查看修改过的日程信息。

通过语音呼叫管理日程

得益于Exchange Server 2010中强大的统一消息功能，小黄仅通过语音呼叫，即可灵活地管理自己的日程。

1、通过手机拨打企业的语音邮箱号码(由企业根据需要自行设置)。

2、接通语音邮箱后，UM自动助理将向呼叫者播放语音提示(UM自动助理是一组语音提示或.wav 文件，可由企业设置)。根据语音提示，需要通过手机输入自己的PIN码(由企业指定)。

3、继续根据语音提示选择要查看的项目，例如，说“日程表”，即可转入日程处理过程。

4、根据语音提示，选择要查看日程表的日期，如，说“明天”。此时，便会收听到明天的日程安排信息，一般包括会议时间、会议地点，以及会议标题等。

5、简要的日程信息播放完毕后，将会提示选择下一步要进行的操作，如“下一天”、“取消会议”、“会议详情”、“播放标题”、“发送我会迟到”、“清空日程表”等，还可以通过说“更多选项”，以便从更多的功能选项中进行选择。

不管选择哪一项，UM自动助理都将给出相应的语音提示，并转入对应的处理过程，进行自动处理。此处，以选择“发送我会迟到”为例。

6、当UM自动助理听到“发送我会迟到”的声音时，便会提示您确定迟到时间，如，说“10分钟”。这样，系统就会自动给当前选择会议的所有与会者发送您将迟到10分钟的电子邮件。

7、如若还想继续通过语音来处理其他信息，可通过说“主菜单”返回，而如若要结束本次语音通话，可说“再见”，经过确认后，便可结束本次语音通话。

在iphone中管理日程

除了通过使用Windows Mobile来轻松同步和管理计算机端Outlook中的日程外，也可以通过使用iphone中提供的Microsoft Exchange邮箱来达到相同的功能。

1、在iphone中点击“设置”选项进入“设置”页面。

2、在设置页面中点击“邮件、通讯录、日历”选项，进入“添加帐户”页面。

3、在添加帐户页面中，点击“Microsoft Exchange”选项，开始添加邮箱帐户。

4、在进入的“Exchange”页面中，根据屏幕提示，在相应位置输入具体的电子邮件地址、域、用户名及密码，然后点击右上角的【下一步】按钮，开始验证邮箱帐户。

5、邮箱帐户验证完成后，根据实际情况填写正确的服务器地址，然后再点击【下一步】按钮继续设置其他选项。

6、选择需要与服务器同步的内容，包括“邮件”、“通讯录”和“日历”。本文只选择同步日历。

7、最后，点击【存储】按钮后，即可开始同步计算机端Outlook中的日历。

8、在iphone中点击“日历”选项，即可轻松查看已经同步的日程安排。

9、从日程列表中，点击需要查看的日程，即可查看日程详情。

10、在“事件详细资料”页面中，点击右上角中的【编辑】按钮，可以进入“编辑”页面以便重新编辑日程信息。

11、如若想添加新的日程安排，则可以在“日历”页面中，点击右上角的加号按钮，即可进入“添加事件”页面，根据屏幕提示，输入日程信息，最后点击右上角的【完成】按钮即可。新添加的日程安排也将会自动同步到计算机端的Outlook中。

移动中的日程管理，让小黄可以随时随地掌控日程安排，办公更灵活，工作效率更高。

Outlook在会议和日程安排中的应用：

借助Outlook 2010的“小组日历”功能轻松掌握小组成员的日程安排

利用Outlook 2010的“会议室查找工具”高效安排小组会议

利用Outlook 2010中的“人员窗格”功能轻松管理会议邮件

出差时使用Outlook实现日程管理的方法