Outlook 2007中快速信息检索的三种方法

在这个信息与技术高速发展的时代，您需要快速查找与工作相关的信息，那么您是否在查找所需的信息时遇到了如下的问题：

· 您希望快速找到具有特殊意义的邮件，例如那些重要的、紧急的邮件;

· 您从海量的邮件中找不到所需的邮件附件信息;

· 您需要不停地切换应用程序进行信息的检索;

· ……

其实，在Microsoft Office Outlook2007中提供了强大的信息搜索引擎，可以帮助我们高效且便捷地搜索需要的信息资料。

方法1：建立不同类别的搜索文件夹

在Outlook 2007中，您可以轻松地为邮件、任务和约会按照其属性创建颜色类别，同时，也可以快速搜索这些标有颜色类别的信息。

在Outlook 2007中，鼠标右键单击其中任何一个标有颜色类别的邮件，在右键菜单中执行【创建“重要文档”搜索文件夹】命令，此时，Outlook 2007将快速检索出所有标有红颜色的邮件，并在搜索文件夹下创建“重要文档”搜索文件夹，如图1所示。

图1 创建指定类别的搜索文件夹

方法2：强大的即时搜索功能，帮助您快速查找所需信息

如果您希望快速搜索指定的信息，只需在Office Outlook 2007中的“即时搜索”文本框中输入搜索关键字，随即搜索结果将高亮显示搜索关键字，如图2所示。

图2 即时搜索功能快速定位相关信息

您还可以在Outlook 2007中添加搜索条件，添加条件可以使您的搜索更全面、更集中。在“即时搜索”窗格中，单击【展开查询生成器】下三角按钮，此时，可以在“发件人”、“收件人”、“正文”、“主题”等文本框中输入搜索条件;也可以单击【添加条件】按钮，以确定更详细的搜索依据，如图3所示。

图3 添加搜索条件，增加搜索精度

此外，您可能希望搜索范围并不仅仅局限在Outlook当中，例如，您希望可以针对某一关键字同时搜索桌面、电子邮件、本地计算机上的任意位置的信息。事实上，Outlook 2007的即时搜索已经与Windows系统的桌面搜索相互集成，因此，您完全不必离开Outlook 2007的工作界面，利用其强大的即时搜索功能，同样可以帮助您快速查找任意位置的所需信息。

如果希望在计算机中快速查找有关“Office”主题的所有信息，可以在Outlook“即时搜索”文本框中输入关键字后，单击其右侧的【显示即时搜索窗格菜单】下三角按钮，在其下拉列表中单击【搜索桌面】选项，即可打开搜索窗口获得搜索结果，如图4所示。

图4 利用Outlook 2007的“即时搜索”功能搜索计算机中的信息

方法3：Microsoft OneNote 2007帮您快速搜索信息

除了Microsoft Outlook 2007，Microsoft OneNote 2007也为搜索信息提供了强大的功能，可以帮助您快速查找所需文本和手写笔记，甚至还可以查找图片中的文本和声音文件中的语音!

例如，在Microsoft OneNote 2007中，您只需在Microsoft OneNote 2007中的“搜索”文本框中输入搜索关键字“Contoso”，然后单击【搜索】按钮，搜索结果将高亮显示搜索关键字，更令人吃惊的是，客户名片中的“Contoso”文本也可以被检索到，如图5所示。

图5 在OneNote中搜索信息

甚至，在OneNote中还提供了图片识别功能，可以将图片中文字快速地提取出来。在搜索到的图片上单击鼠标右键，然后执行右键菜单中的【复制图片中的文本】命令。复制完成后，在OneNote中的任意笔记区域中单击鼠标右键，执行【粘贴】命令，这样图片中的文字就可以转变为可编辑利用的文本了，如图6所示。

图6 OneNote中提供的文字识别功能